jaarverslag 2012

1. Inleiding

In 2012 is Het BrandtWeer geworden tot wat het is: een prachtig opgeknapte, goed geoutilleerde ontmoetingsplaats voor bewoners en verenigingen van oud-Koog.
Een bruisende plek waar men elkaar ontmoet tijdens de diverse activiteiten, georganiseerd door buurtbewoners of de huurders, waarbij men elkaar inspireert en aanzet tot het bedenken, ontwikkelen en uitvoeren van nieuwe ideeën die de leefbaarheid in oud-Koog ten goede komen.
Of Het BrandtWeer in staat is om in 2013 zonder volledig bestuur en zonder betaalde coördinator te gaan draaien zal moeten gaan blijken.

10-01-2013
Anneke Steemers,
Buro Bezig
www.burobezig.nl

2. Het bestuur
Na de toetreding van Annabelle Onrust als voorzitter in juni 2010 is sinds augustus 2011 de heer Ad van Os actief als penningmeester. Hij wordt daarbij ondersteund door een vrijwilliger. Op 01-01-2012 werd hij ingeschreven als bestuurslid.
Een secretaris is in drie jaar tijd nooit gevonden.
De coördinator heeft in 2012, net als in 2011, de taken op het gebied van secretariaat/p.r./beheer op zich genomen om de organisatie goed te kunnen laten functioneren. Er is meerdere malen een vacature geplaatst zowel intern als extern maar beiden hebben helaas geen nieuwe kandidaten opgeleverd.

Werkgroepen
Om de werkzaamheden wat beter te kunnen verdelen zijn er “werkgroepen” geformeerd.
Iedere werkgroep heeft een eigen verantwoordelijkheid.
Ineke van Venetiën heeft de verhuur- en inkoopactiviteiten onder haar hoede genomen en samen met Loes Komen coördineert zij sinds september de vrijwilligers.
Ron Margarita is verantwoordelijk voor het beheer van het gebouw en Monique Zitman heeft sinds oktober de website, de vormgeving en distributie van de flyers/posters onder haar hoede. Zij hebben allen aangegeven niet tot het bestuur te willen toetreden.

3. De vrijwilligers
Eind december telt de organisatie 33 vrijwilligers die zich ieder op zijn/haar eigen manier voor de organisatie inzetten. Zij houden zich bezig met het organiseren en begeleiden van de activiteiten, klussen, verhuuractiviteiten, schoonmaken en P.R. werkzaamheden. Soms structureel één maal per week, maar ook één maal per maand of incidenteel.
De leeftijd varieert tussen de 20 en 76, waarbij er een piek is te constateren tussen de 40 en 60 jaar.

Vrijwilligersaanwas
Eind 2011 waren er 33 vrijwilligers actief.
In het eerste kwartaal groeide het aantal vrijwilligers met 2, het tweede kwartaal met 1, het derde kwartaal met 2, en het 4e kwartaal met 2. In totaal verlieten 7 vrijwilligers de groep zodat er op 31-12-2012 33 vrijwilligers actief waren.

Het gebeurde, net als in 2011, regelmatig dat bezoekers ook vrijwillig actief werden.
Ook familieleden van de vrijwilligers raakten betrokken; partners die gingen meehelpen tijdens een activiteit of mee hielpen met het klussen waren geen uitzondering.

Vrijwilligersuren
Eind december was er voor 301 geprogrammeerde activiteiten in totaal 2.500 uur werk verricht.
Aan het vrijwilligersoverleg (10x):480 uur, het klussen en herinrichten : 1.020 uur, schoonmaken 250 uur, p.r. werkzaamheden 200uur en de werkzaamheden die voortkomen uit de verhuur 150, komen daar nog eens zo’n 2.100 uur bij.
In totaal spreken we dan van 4.600 uur verricht werk.
In de zomermaanden (juli en augustus) was Het BrandtWeer gesloten i.v.m. de vakantieperiode en de renovatie van het pand.

Vrijwilligersoverleg
Elke maand (10x) was er een vrijwilligersbijeenkomst waaraan gemiddeld 12 vrijwilligers deelnamen. Tijdens deze bijeenkomsten besprak men de notulen van de vorige bijeenkomst, de activiteiten van de verstreken maand, de lopende maand en het voorlopige programma voor de aankomende maand, en wat er verder ter tafel kwam. Daarnaast waren een aantal kleine werkgroep overleggen m.b.t. de diverse activiteiten (eetcafé, kinderactiviteiten).
Doordat Het BrandtWeer een platte organisatie is heeft de besluitvorming een hoog democratisch gehalte. Dit zorgde er voor dat de vrijwilligers zich flink betrokken en gemotiveerd voelen.

Vrijwilligerswaardering
Op 11-02 werd er een uitje georganiseerd naar de Saense Handboog Skutters. De vrijwilligers konden aldaar o.l.v. instructeurs leren handboog schieten.

T.b.v. de “vriendjes van Het BrandtWeer” en de vrijwilligers werd er op 01 juni een gezellige bijeenkomst met hapjes, drankjes en live muziek georganiseerd.

De vrijwilligers werden in september genomineerd voor de vrijwilligersprijs 2012, 3 van hen gingen naar de uitreiking.
Bij ziekte werden er regelmatig kaartjes verstuurd en soms bloemen bezorgd.

Bij de kerstinloop van 22-12 waren er voor de vrijwilligers en “vriendjes” voorkeurskaarten ter beschikking van de cabaretvoorstelling van “De Vurige Vrouwen”.

4. De bezoekers
De groep bezoekers was stabiel en breidde zich langzaam uit. Een aantal bezoekers bezocht ook meerder activiteiten.
Voor hen was Het BrandtWeer de huiskamer van oud-Koog.
Ook bewoners van buiten de wijk vonden hun weg naar Het BrandtWeer.
Door de variatie in de activiteiten kwamen er veel verschillende soorten bezoekers.
De leeftijden liepen uiteen van 6 tot 85, dit was afhankelijk van de soort activiteit.
Het aantal bezoekers stond eind december op 3200 stuks.
Dit waren uitsluitend bezoekers van de activiteiten die door de vrijwilligers van Het BrandtWeer werden georganiseerd.
De bezoekersaantallen van de vaste huurders en incidentele huurders zijn hier niet in meegenomen.

5. De coördinator
In 2012 werden door haar de volgende werkzaamheden verricht:
-aanpassen van huurprijzen, contracten en huisregels,
-schrijven van de diverse uitnodigingen en nieuwsbrieven, intern,
-schrijven van een maandelijkse digitale nieuwsbrief,
-schrijven van persberichten, incidenteel en structureel,
-schrijven van beleidsstukken,
-aansturen van de vrijwilligers tot september,
-organiseren en leiden van het maandelijkse vrijwilligersoverleg tot september,
-programmeren van de maandelijkse activiteiten,
-bijhouden van de website, sinds oktober i.s.m. een vrijwilligster,
-bijhouden van de activiteiten/verhuur agenda, i.s.m. een vrijwilligster,
-regelen van de verhuur aan derden i.s.m. een vrijwilligster,
-vormgeving van het drukwerk (flyers, posters), per oktober i.s.m. een vrijwilligster,
-overleg voeren met en ondersteuning geven aan het bestuur,
-offertes aanvragen,
-begrotingen opstellen,
-fondsen werven t.b.v. de renovatie en herinrichting,
-coördineren en inkoop materiaal t.b.v. de te verrichten klussen,
-organisatie van culturele en eenmalige activiteiten (bedankworkshop voor vrijwilligers, grote rommelmarkt, Koninginnedag, bedankavond voor vriendjes en vrijwilligers, open huis avond, kerstinloop).
-bezoeken van gemeentelijke bijeenkomsten,
-bezoeken van de openbare wijkoverlegvergaderingen,,
-bezoeken van landelijke bijeenkomsten en het voeren van overleg met het LSA,
-op orde houden van het gebouw,
-eindverantwoording dragen over alle inkomende en uitgaande zaken.

In 2012 werd de coördinator betaald uit restanten van aangevraagde Vogelaarvouchers en wijkbudget. De coördinator heeft 624 uren op vrijwillige basis gewerkt, betaald werd zij voor 416 uren op ZZP-basis.

Gemeente Zaanstad waardeerde de inzet van Het BrandtWeer maar wilde voor 2013 geen gelden ter beschikking stellen voor een vakkracht.
Het BrandtWeer had eind 2013 zelf een kleine financiële buffer.
Door het aanstellen van een coördinator zou deze echter snel verdwijnen hetgeen niet wenselijk zou zijn.

6. P.R.
Website
De website ging in september 2012 over op een ander content management system en heeft een andere vormgeving gekregen.
De coördinator hield i.s.m. een vrijwilligster de website op orde.

Drukwerk uitingen
De maandelijkse flyer werd 10 maal huis aan huis verspreid en zo ook de maandposter
( hing op 20 adressen).
Kleine posters m.b.t. de activiteiten werden maandelijks op de roldeur bevestigd.
In december werd er een speciale verhuurfolder ontworpen, deze werd eind december huis aan huis worden verspreidt.
T.b.v. de “Ontmoet de Straat”actie werden in maart folders, posters en uitnodigingen gedrukt.
De 6 dubbele posterborden werden geregeld gebruikt voor de aankondiging van de diverse activiteiten.

Persberichten“Rondje Koog” heeft elke maand de ingestuurde berichten geplaatst, soms met foto.
De Zaankanter, het Zondagochtendblad en het Noord-Hollands Dagblad plaatsten ook zeer regelmatig de aangeleverde kopij.

Social media
Er werd in oktober door een vrijwilliger een facebook account aangemaakt t.b.v. Het BrandtWeer. Ook werd er een twitter account aangemaakt.

“Vriendjes”
Op alle flyers van 2012 stond de uitnodiging om “vriendje” van Het BrandtWeer te worden. T.b.v. de “vriendjes” en de vrijwilligers werd er op 01 juni een gezellige bijeenkomst met hapjes, drankjes en livemuziek georganiseerd. Ook hadden zij het 1e recht op kaarten voor de cabaretvoorstelling tijdens de kerstinloop.
De “vriendjes” ontvingen een persoonlijke uitnodigingen voor de beide activiteiten.

7. De activiteiten van 2012
Er werden 209 dagdelen met activiteiten t.b.v. de wijk georganiseerd.
De volgende activiteiten werden één of meerdere keren geprogrammeerd:
aquarelleren, anti-stress bijeenkomsten, bingo, breicafé’s, creatieve workshops, Koninginnedag, eetcafés, filmvertoningen voor volwassenen en kinderen, kerstinloop, kerststukjes maken, kinder kookclubs, koffie-inloop ochtenden, de grote kringloopmarkt, lezingen, lezerskringbijeenkomsten, ontmoetingsmiddagen, Ontmoet de Straat bijeenkomst, Open Huis avond, rommelmarkten, spelletjesavonden, spirituele bijeenkomsten, straatspeeldag en wandelen met de wijk.

8. De vaste huurders
Naast de vaste huurders werd Het BrandtWeer 12 x belangeloos ter beschikking gesteld aan de Voedselbank t.b.v. intakegesprekken met nieuwe klanten en het uitdelen van de pakketten.

De huurders in 2012 waren: de Historische Vereniging Koog-Zaandijk, het wijkoverleg Oud-Koog , de SP, de vrienden van de Koger Brandweer, RAAZ (t/m 1e kwartaal), Yoga o.l.v. Mevr. Kwint (t/m 1e kwartaal) en een Lotusvereniging (vanaf 4e kwartaal).
Op de oud-brandweerlieden en het wijkoverleg na zijn de verenigingen open voor leden en stimuleren zij de ontmoetingen tussen wijkbewoners. In totaal werden 171 dagdelen door hen gehuurd.

“Kruisbestuiving”
De HVKZ heeft 8 x een lezing georganiseerd die behalve voor haar eigen leden ook openbaar toegankelijk was. De HVKZ huurde 20 extra dagdelen in vanwege de intakegesprekken en de filmopnames t.b.v. het project “Spuitgasten”.
De vrienden van de Koger Brandweer hebben hier aan meegewerkt, zowel in de werkgroep van de tentoonstelling en het boek als aan het tot stand komen van de film.

Beëindiging huurcontract
Huurder RAAZ vertrok per 01-04-2012 vanwege de flinke huurstijging.
Er moest door het BrandtWeer heel veel worden nabetaald op de energierekening vanwege het veelvuldig gebruik van de ruimte door RAAZ (8 dagdelen per week).
De huur stond niet in verhouding tot de gemaakte kosten.
De huur was in 2010 vastgesteld zonder dat men op dat moment wist wat de vaste lasten zouden worden.
De verwachting dat RAAZ jongeren zou aantrekken naar het BrandtWeer werd helaas niet gehonoreerd.
De yogalessen van mevr. Kwint werd op 01-04 gestopt wegens ongeschiktheid van de ruimte, het was te koud op de vloer om ontspannen te kunnen liggen.

9. De incidentele verhuur
Bewoners en organisaties konden zelf de ruimten huren t.b.v. bijeenkomsten, vergaderingen, recepties, workshops, cursussen etc.
In totaal werden de diverse ruimten 93 dagdelen verhuurd en werden er 50 facturen verzonden.

10. Inventaris/onderhoud

Inventaris
De inventaris werd vervangen en gecompleteerd met: 36 nieuwe stoelen en 6tafels in de zaal, keuken.
Voor de vergaderruimte werden 2 vergadertafels geschonken door ZVH.
Er werden 10 nieuwe TL verlichtingsarmaturen, een intercomsysteem met elektrisch deurslot, nooduitgangvoorzieningen, een tochthal met plafond en gordijnen bij de entree, dorpels onder de toegangsdeur en roldeur, een keukenbuffet, sfeerverlichting, een kast voor de stereoapparatuur in de zaal en 4 verrijdbare scheiding- c.q. expositiewanden aangeschaft.

Onderhoud en schoonmaak
Er werd er een betaalde schoonmaker ingezet.
Daarnaast werden er diverse technische klussen verricht door de vrijwilligers.

Nieuwe vloerbedekking en meubilair
T.b.v. het aantrekken van meer huurders werd bedacht dat de zaal- keuken en vergaderruimte moesten worden opgeknapt.
In maart werd er een grote kringloopmarkt georganiseerd waarbij de opbrengst
(€ 1.000,-) bestemd was t.b.v. de nieuwe vloerbedekking (marmoleum) ter vervanging van de oude situatie (betonvloer en versleten marmoleum), , meubilair en inrichting in zaal, keuken en vergaderruimte.
Het Oranjefonds, P.M. Duijvisfonds, Bewonersvereniging Parteon, Hendrik Sweepefonds, Jacob Stinsfonds, Tate en Lyle en het wijkoverleg van Oud-Koog droegen in totaal € 13.000,- bij.

11. Plannen voor 2013

A. Het bestuur
De voorzitter heeft in 2012 meerdere malen aangegeven te willen stoppen met haar functie. Zij heeft te kennen gegeven dat zij in 2013, net als in 2012, onvoldoende tijd ter beschikking zal hebben om haar functie te kunnen uitoefenen.

Gevaar voor de continuïteit
Door het ontbreken van voldoende capabele bestuursleden (er is na het eventuele vertrek van de voorzitter nog slechts een penningmeester over) en het wegvallen van de coördinator wordt de continuïteit van Het BrandtWeer ernstig bedreigd.

Gemeente Zaanstad en haar connectie met Het BrandtWeer
De gemeente is op de hoogte van de ontwikkelingen in Het BrandtWeer en de onzekerheid inzake het voortbestaan. Ondanks de voorbeeldfunctie van het “eigen kracht initiatief” heeft men nooit Het BrandtWeer als pilotproject willen ondersteunen.

De gemeente er voor gekozen om voor 2013 een bedrag van € 6.000,- en voor 2014 een toezegging van € 3.000,- ter beschikking te stellen en in het geheel geen geld te geven voor het behoud van een vakkracht.
Van Het BrandtWeer wordt voor deze bijdrage, naast het organiseren van activiteiten voor de wijkbewoners, nog een tegenprestatie verwacht: het huisvesten van de wijkmanager. Omgerekend staat deze tegenprestatie voor € 1.050,- op jaarbasis (uitgaande van een berekening op basis van het lage verenigingstarief).
De wijkmanager gaat 1 dagdeel per week trachten de bewoners uit de wijk te ondersteunen. Deze ondersteuning is met name gericht op het vinden van (financiële) middelen om de uitvoering van de ideeën van de bewoners te kunnen verwezenlijken.

Voor 2013 is het subsidiebedrag net voldoende om het gat in de begroting te dichten, of er voor 2014 voldoende huurinkomsten binnen komen zal moeten gaan blijken.

B. Doel en beleid
Uitbreiding van het aantal bestuursleden zal de hoogste prioriteit voor het huidige bestuur moeten hebben.
Alternatief: het bestuur gaat trachten een (door anderen) betaalde vakkracht te verkrijgen om de continuïteit van het bewonersbedrijf te waarborgen, of m.b.v. de nu aanwezige vrijwilligers de te verrichten taken te verdelen.
Ook het zoeken naar andere, voldoende inkomsten genererende activiteiten heeft een hoge prioriteit.

C. De plannen voor de activiteiten in 2013
Gezien de onzekere situatie staan er geen grote plannen voor 2013 op de rol.
De huidige activiteiten: film- middagen en avonden, koffie inloopochtenden, eetcafés, kinder kookclub, aquarelleren, bingoavonden, lezingen, de leesgroepbijeenkomsten en de spirituele workshops zullen blijven doorgaan. Er zal, voor zover nu bekend, als enige nieuwe activiteit voor 2013 een wijkcafé worden geprogrammeerd, aansluitend op het eetcafé.
Of de incidentele en culturele activiteiten nog zullen worden voortgezet zal bij het ontbreken van een coördinator afhangen van het bestuur en de vrijwilligers.

D. Vrijwilligers
Door de onzekere situatie is het niet ondenkbaar dat vrijwilligers zullen gaan afhaken,
-scholing: er zullen door de vrijwilligers indien gewenst Kennis-café’s en andere cursussen (bijv. reanimatie, sociale hygiëne, e.h.b.o., etc.) kunnen worden bezocht die verband houden met het vrijwilligerswerk,
-beloning: twee maal per jaar zal er door het bestuur een activiteit t.b.v. de vrijwilligers worden georganiseerd.

E. De bezoekers
Het streven is om, naast de huidige bezoekers, meer jongeren, allochtonen en mindervalide bewoners te trekken. Deze groepen waren ondervertegenwoordigd.
Het doel is om de bezoekers van Het BrandtWeer een gevarieerde mix te laten zijn van jong en oud, gezond of met beperkingen, allochtoon en autochtoon.
Het zal een goed plan en menskracht gaan vergen om dit te kunnen bereiken.

F. Website en P.R
De website wordt bijgehouden door een vrijwilligster. Voor de programmering en de daaraan gekoppelde p.r.uitingen zal er een oplossing moeten komen.

G. Verhuur
De organisatie streeft naar verhuur aan vaste huurders (verenigingen) die de ontmoeting tussen bewoners bewerkstelligen en/of een zinvolle bijdrage leveren aan de maatschappij. In verband met de bovenburen is het zaak om strikt de regels t.a.v. muziek en geluidsoverlast te blijven hanteren. Dit sluit helaas veel verhuuractiviteiten uit. Omwille van de goede verstandhouding met de bovenburen is het niet wenselijk om hen te belasten met geluidsoverlast.
J. Inventaris en onderhoud
De wens bestaat om de barruimte te moderniseren. Of dit gaat gebeuren hangt af van de ontwikkelingen op het bestuurlijke vlak.

Samenvatting 2012/2013
2012-het bestuur werd niet uitgebreid, de voorzitter heeft aangegeven te willen stoppen,
-het bestuur kwam geregeld bijeen,
-de coördinator heeft de secretariële taken verricht,
-de organisatie bleef stabiel met 33 vrijwilligers
-een aantal bezoekers is actief geworden als vrijwilliger,
-er werden t.b.v. de 209 dagdelen met activiteiten en de andere werkzaamheden in totaal 4.600 uren gewerkt door de vrijwilligers
-er vonden 10 vrijwilligersbijeenkomsten plaats, die gemiddeld door 12 vrijwilligers werden bezocht,
-de vrijwilligers hebben een middag met een workshop Handboogschieten en een gezellige avond met een cabaretoptreden aangeboden gekregen,
-de vrijwilligers werden genomineerd voor de vrijwilligersprijs 2012,
– 3110 wijkbewoners bezochten de wijkactiviteiten,
-de coördinator heeft de organisatie structuur gegeven, de vrijwilligers begeleid en 416 uren betaald en 624 uren op vrijwillige basis gewerkt,
-de maandelijkse poster en flyer werd 10 maal huis aan huis verspreidt,
-Rondje Koog heeft 10 x de aangeleverde kopij gepubliceerd,
-er werd een Facebook en Twitter account ontwikkeld,
-de Voedselbank maakte 12 maal belangeloos gebruik van de ruimte,
-er waren 7 vaste huurders,
-er waren 30 verschillende incidentele huurders, zowel particulieren als organisaties,
-het meubilair en de vloerafwerking van de zaal, keuken en vergaderruimte werden vernieuwd, diverse bouwkundige aanpassingen werden verricht,
-de herinrichting en renovatie werden m.b.v. fondsenwerving en een rommelmarkt gefinancierd ( € 14.000,-), en met heel veel vrijwillige inzet gerealiseerd,
-het plan om pilotproject te worden bij het LSA werd niet door het bestuur ondersteund,
-gemeente Zaanstad heeft € 6.000,- ter beschikking gesteld voor 2013 en € 3.000,- voor 2014, echter geen budget voor het aanstellen van een betaalde coördinator.

de plannen voor 2013
De continuïteit te waarborden door:
a. het uitbreiden van het aantal bestuursleden,
b. of het vinden van financiers voor het aanstellen van een betaalde coördinator,
c. of het vinden van vrijwilligers die de huidige taken van de coördinator gaan overnemen,
-in totaal 210 dagdelen met activiteiten voor en door bewoners te programmeren,
-ongeveer 3.500 bezoekers te trekken,
-een workshop sociale hygiëne aan te bieden aan de barvrijwilligers,
-tweemaal per jaar een gezamenlijke activiteit voor de vrijwilligers/”vriendjes” te organiseren,
-de bezoekers/vrijwilligersgroep uit te breiden met meer jongeren, allochtonen en mindervalide bewoners,
-meer verenigingen en maatschappelijk organisaties als vaste huurder binnen halen,
-meer incidentele verhuur te plegen.

Met goedkeuring van het bestuur opgemaakt,
10-01-2013

Anneke Steemers,
Buro Bezig,
www.burobezig.nl

Geef een reactie